Kinh Nghiệm Hướng dẫn Cách làm Mailing trong excel Mới Nhất
Ban đang tìm kiếm từ khóa Cách làm Mailing trong excel được Cập Nhật vào lúc : 2022-12-21 13:11:06 . Với phương châm chia sẻ Thủ Thuật về trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết 2022. Nếu sau khi đọc tài liệu vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại phản hồi ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha.
Bạn đã học qua cách dùng những hàm và những kỹ thuật phức tạp trong excel, Hôm nay tôi hướng dẫn những bạn cách làm một ứng dụng nho nhỏ nhưng rất hữu ích, đặt biệt nó rất thiết yếu riêng với những bạn kế toán thường phải làm tem nhãn để dán lên tài sản cố định và thắt chặt, hay những bạn nhân viên cấp dưới hành chính nhân sự phải in phiếu lương, thư mời…
Ứng dụng tôi sắp trình làng dưới đây rất giống với hiệu suất cao Mail Mergetrong Microsoft Words. Ứng dụng này được thiết lập nhờ vào những hàm mà toàn bộ chúng ta đã học.
Ví dụ tôi có bản list nhân viên cấp dưới nằm ở vị trí Sheet2 như sau:
No P.ban_No Pban&No MaNV HoVaTen Phongban 1 1 =B2&F2 NV_010 Nguyễn Hương Trà Hành Chính 2 2 =B3&F3 NV_011 Ngô Thu Hương Hành Chính 3 3 =B4&F4 NV_012 Đồng Minh Tiến Hành Chính 4 1 =B5&F5 NV_001 Nguyễn Phú Quý Kế Toán 5 2 =B5&F5 NV_002 Phạm Cao Lương Kế Toán 6 1 =B6&F6 NV_007 Đinh Văn Tuấn Kinh Doanh 7 2 =B7&F7 NV_008 Thái Phát Đạt Kinh Doanh 8 3 =B8&F8 NV_009 Lưu Hương Giang Kinh Doanh 9 1 =B9&F9 NV_005 Trần Dịu Kỳ Sản Xuất 10 2 =B10&F10 NV_006 Mai Đức Hiền Sản Xuất 11 3 =B11&F11 NV_013 Tô Hiểu Minh Sản Xuất 12 1 =B12&F12 NV_003 Trần Thanh Tùng Vật Tư 13 2 =B13&F13 NV_004 Phan Nghĩa Dũng Vật Tư 14 3 =B14&F14 NV_014 Nguyễn Văn Thương Vật Tư
Và trên phiếu lương tôi cần xuất 3 thông tin xuất hiện đó là Mã Nhân Viên, Họ tên nhân viên cấp dưới và Phòng ban.
Theo list phía trên thì mỗi nhân viên cấp dưới ứng với cùng 1 số lượng ở bên cột No. Như vậy Cách đơn thuần và giản dị nhất là dùng Hàm Vlookup để gọi thông tin của từng nhân viên cấp dưới nhờ vào số thứ tự của nó tương ứng. do đó tôi thiết kế một chiếc nhãn ở một trang tính khác ví như sau:
A B
1 Số thứ Tự
2
3 Mã Nhân Viên =vlookup(B1,sheet2!A:D,4,0)
4 Họ Và Tên =vlookup(B1,sheet2!A:E,5,0) 5 Phòng Ban =vlookup(B1,sheet2!A:F,6,0)
Mỗi khi bạn nhập những số từ là 1 cho tới số ở đầu cuối trong bản list trên thì mọi thông tin của nhân viên cấp dưới này được gọi ra để bạn tiến hành in.
Và lưu ý là số thứ tự trong cột A không được trùng nhau.
Tuy nhiên cách làm như trên thì mỗi lần in chỉ hiện ra thông tin của một nhân viên cấp dưới trên một trang giấy như vậy thì mất thời hạn và tốn kém khi list nhân viên cấp dưới, hay tài sản dài hàng trăm, Hàng trăm dòng.
Lúc này yên cầu ta thiết kết lại trang in sao cho mối lần in là nhiều nhất (tùy từng khổ giấy in nhất là loại giấy có thiết kế và định dạng sẵn có keo dán.
Ở đây tôi in trên nền giấy in sẵn A5 với bốn nhãn nên tôi thiết kế trang in tương ứng như sau:
Phòng Ban Mã Nhân viên Số cần In Dự báo số trang in Dự báo số lần in còn sót lại Mã Nhân Viên =vlookup(D3,sheet2!A:D,4,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+1,sheet2!A:D,4,0) Họ Tên =vlookup(D3,sheet2!A:E,5,0) Họ Tên =vlookup(D3+1,sheet2!A:E,5,0) Phòng Ban =vlookup(D3,sheet2!A:F,6,0) Phòng Ban =vlookup(D3+1,sheet2!A:F,6,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+2,sheet2!A:D,4,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+3,sheet2!A:D,4,0) Họ Tên =vlookup(D3+2,sheet2!A:E,5,0) Họ Tên =vlookup(D3+3,sheet2!A:D,5,0) Phòng Ban =vlookup(D3+2,sheet2!A:F,6,0) Phòng Ban =vlookup(D3+3,sheet2!A:D,6,0)
Cũng Theo phong cách làm trên mọi khi ta nhập một giá trị tương ứng với số thứ tự trong cột A của sheet2 vào ô D3 thì những nhãn sẽ tự động hóa điền thông tin của 4 nhân viên cấp dưới có số thứ tự liền kề với giá trị của ô D3.
Như vậy thay vì in 1 lần 1 người như ở cách làm thứ 1, thời gian hiện nay một lần in ta hoàn toàn có thể in được 4 người. Nếu khổ giấy của bạn hoàn toàn có thể in nhiều hơn nữa thì bạn chỉ việc copy cả ba dòng chứa mã nhân viên cấp dưới, Họ Tên và phòng ban rồi dán xuống phía dưới. hoặc bên phải. Sau đó sửa đổi lại giá trị Lookup_valuecủa hàm Vlookup thành D3+4; D3+5 v.v.
Đến đây thì ứng dụng hoàn thành xong 90% rồi. Sở dĩ như vậy vì nếu bạn thao tác cho tập đoàn lớn lớn, mỗi phòng ban có nhiều người, Nếu in theo thứ tự từ là 1~ hết nhân viên cấp dưới trong công ty tiếp theo đó mới bọc nhãn ra, sắp xếp lại rồi chuyển giao cho từng phòng. Làm như vậy này cũng rất mất thời hạn phân loại và sắp xếp sau khi in.
Lúc này bạn nghĩ đến việc làm thế nào đểin theo phòng ban để không phải sắp xếp những bản in?
Cách thứ nhất,
rất đơn thuần và giản dị đó là bạn chuyển sang Sheet2 chứa list nhân viên cấp dưới, ta thiết lập hiệu suất cao Data Filterở dòng thứ 1 rồi dùng hiệu suất cao Sort để sắp sếp cột Phongban theo thứ tự Alphabet, và tiếp theo đó đánh số lại cột No (Cột A), Lúc này ta hoàn toàn có thể in theo từng phòng ban rồi.
Cách thứ hai:
Như bạn thấy ở list nhân viên cấp dưới phía trên tôi có thêm cột P.ban_No được đánh số thứ tự theo số người trong mọi phòng ban. Đây là yếu tố mấu chốt của cách 2, Vậy làm thế nào để đánh số thứ tự theo từng phòng ban? Ta dùng Hàm IF để thực thi việc đánh số tự động hóa.
Lúc này ta đảm bảo là cột Phongban (D) luôn luôn được Sort nhé.
Quy luật đánh số như sau, nếu ô sau bằng ô trước trong cột phòng ban thì thứ tự tăng thêm một bậc, nếu không thì khởi đầu đánh số lại từ số 1.
Tôi có công thức cho ô B2 (Cột P.ban_No) như sau:
=IF(F1=”Phongban”,1,IF(F2=F1,B1+1,1))
Bạn copy công thức rồi dán vào ô B2, tiếp theo đó kéo công thức cho tới hết list nhé.
Bây giờ ta thiết lập lại công thức ở trang in sao cho Hàm Vlookup chỉ tìm kiếm thông tin của nhân viên cấp dưới thuộc phòng ban xuất hiện ở ô D1 và giá trị của ô D3.
Để Hàm Vlookup tìm kiếm đúng chuẩn và không biến thành lỗi thì ta phải thiết lập Data Validation cho cột phòng ban ở list nhân viên cấp dưới (Sheet2) và ô D1 của trang in
Phòng Ban Hành ChínhKế ToánKinh DoanhSản XuấtVật Tư Mã Nhân viên Số cần In Dự báo số trang in Dự báo số trang in còn sót lại Mã Nhân Viên =vlookup(D3&D1;sheet2!C:D,2,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+1&D1,sheet2!C:D,3,0) Họ Tên =vlookup(D3&D1,sheet2!C:E,3,0) Họ Tên =vlookup(D3+1&D1,sheet2!C:E,3,0) Phòng Ban =vlookup(D3&D1,sheet2!C:F,4,0) Phòng Ban =vlookup(D3+1&D1,sheet2!C:F,4,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+2&D1,sheet2!C:D,2,0) Mã Nhân Viên =vlookup(D3+3&D1,sheet2!C:D,2,0) Họ Tên =vlookup(D3+2&D1,sheet2!C:E,3,0) Họ Tên =vlookup(D3+3&D1,sheet2!C:E,3,0) Phòng Ban =vlookup(D3+2&D1,sheet2!C:F,4,0) Phòng Ban =vlookup(D3+3&D1,sheet2!C:F,4,0)
Lưu ý thời gian hiện nay Lookup_Array là vùng từ cột C:F, và công thức hàm phía trên ta hoàn toàn có thể lấy vùng tham chiếu từ C:F vận dụng cho toàn bộ những công thức trên.
Tối ưu thêm kết quả in:
Theo thiết lập trên thì ta đã hoàn hảo nhất được hiệu suất cao in tự động hóa giống với Merge Mail rồi, tuy nhiên sẽ có được yếu tố phát sinh trong quy trình in, ví như trang in bị rách nát một phần, làm cho chất lượng của một vùng nào đó của kết quả in bị xấu hoặc bị mất, thời gian hiện nay ta muốn in lại một nhân viên cấp dưới bất kỳ mà không phải dò tìm nhân viên cấp dưới đó ở vị trí nào trong list.
Giả sử như cột A đã được đánh số theo thứ tự từ là 1 ở dòng số 2 thì, ta sẽ xác định được vị trí của nhân viên cấp dưới là kết quả của Hàm Match trừ đi 1 cty. từ đó ta dùng hàm Vlookup để trả về số thứ tự của nó trong mọi phòng ban, nó thuộc phòng ban nào.
Ta đặt công thức ở cột C2 như sau:=Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:B,2,0)&” “&Vlookup(MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)-1,Sheet2!A:F,6,0)
thời gian hiện nay mọi khi nhập mã nhân viên cấp dưới vào ô D2 thì C2 sẽ hiện ra vị trí của nhân viên cấp dưới đó ở phòng ban nào. Căn cứ vào đó ta sẽ nhập lại tùy chọn ở ô D1 và D3 và in lấy kết quả.
Thêm một ý tưởng nữa là toàn bộ chúng ta sẽ dự báo số lần in cho từng một phòng ban và số lần in còn sót lại để giúp ta sẵn sàng sẵn sàng giấy in tốt hơn.
Dự báo số trang in (ô D4) : Ta dùng Hàm CountIF để đếm số nhân viên cấp dưới vị trí căn cứ vào giá trị của ô D4 (Phòng ban) tiếp theo đó chia số nhân viên cấp dưới trong mọi lần in
C4=countif(sheet2!D:D,Sheet1!D1)
D4=C4/4
Dự báo số trang in còn sót lại (ô D5) ta dùng Hàm And để kết phù thích hợp với Hàm IF để xuất ra những hướng dẫn cho những người dân in.
=IF(AND(D1<=0,D3=0),””,IF(AND(D1>0,D3=0,C3<=4),”Số nhân viên cấp dưới của phòng ban “&D1&” vừa đủ 1 lần in”,IF(AND(D1>0,D3>0,C4-D4<=4),”Lưu ý! Đây là trang in ở đầu cuối của phòng: “&D1,IF(AND(D1>0,D3=0,C4>4),”Bạn hãy in từ số “&D4+4&” cho tới hết “&C4,IF(AND(D1>0,D3>0,C4>4),”Hãy in từ số “&D4+4&” Cho đến hết “&”(“&C4&”)”)))))
Lưu ý: Số4là số nhân viên cấp dưới trong mọi trang in. do đó nếu trang in của bạn to nhiều hơn 4 thì bạn chỉ việc thay đổi tương ứng nhé.
Chúc bạn thành công xuất sắc
Reply
7
0
Chia sẻ
Video Cách làm Mailing trong excel ?
Bạn vừa tìm hiểu thêm tài liệu Với Một số hướng dẫn một cách rõ ràng hơn về Review Cách làm Mailing trong excel tiên tiến và phát triển nhất
Share Link Cập nhật Cách làm Mailing trong excel miễn phí
Heros đang tìm một số trong những Chia SẻLink Tải Cách làm Mailing trong excel miễn phí.
Thảo Luận vướng mắc về Cách làm Mailing trong excel
Nếu You sau khi đọc nội dung bài viết Cách làm Mailing trong excel , bạn vẫn chưa hiểu thì hoàn toàn có thể lại Comment ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha
#Cách #làm #Mailing #trong #excel